top of page
Person Analyzing Data

Toimepideva kriisistaabi ülesehitus

Kriisi ajal ei katke teenused tavaliselt seetõttu, et tehnika lakkab töötamast. Teenused katkevad, sest otsused hilinevad, vastutus on ebaselge või info ei liigu.
Toimepidev kriisistaap on mehhanism, mis hoiab organisatsiooni juhtimis- ja otsustusvõime töös ka kõige keerulisemates olukordades.

Mis eristab toimepidevat kriisistaapi tavalisest kriisigrupist?

Tavapärane kriisigrupp:

  • koguneb alles siis, kui olukord on juba käest läinud;

  • sõltub konkreetsetest inimestest;

  • ei tööta öösel, nädalavahetusel või pika kriisi ajal.

​

Toimepidev kriisistaap:

  • on eelnevalt läbi mõeldud ja üles ehitatud;

  • töötab ka personali vahetudes;

  • toetab pidevat teenuste juhtimist, mitte ainult reageerimist.

Milliseid probleeme kriisistaabi ülesehitusega lahendatakse?

Meie poole pöördutakse sageli, kui:

  • kriisi alguses ei ole selge, kes juhib olukorda;

  • otsused venivad või on omavahel vastuolus;

  • kriisijuhtimine ja igapäevane teenuse juhtimine segunevad;

  • sama inimene täidab mitu rolli ja tekib ülekoormus;

  • kriis kestab päevi või nädalaid ning süsteem väsib;

  • puuduvad elementaarsed elutähtsad teenused;

  • puudub turvalisus;

  • puudub pidev ülevaade olukorrast, kontaktidest, ressurssidest, inimestest.

Kuidas meie kriisistaabi üles ehitame?

Selge juhtimisstruktuur

Kriisistaap jaguneb selgeteks tasanditeks:

  • strateegiline juhtimine (eesmärgid, prioriteedid);

  • operatiivne juhtimine (teenuste hoidmine);

  • tugifunktsioonid (info, logistika, personal).

Iga tasandi roll ja vastutus on kirjalikult ja arusaadavalt määratletud.

Rollid, mitte nimed

Toimepidev kriisistaap ei toetu üksikutele inimestele, vaid:

  • rollidele;

  • asendatavusele;

  • miinimumnõuetele rolli täitmiseks.

See tagab, et kriisistaap töötab ka siis, kui võtmeisikud puuduvad.

Seos teenuste toimepidevusega

Kriisistaap ei ole eraldiseisev üksus. See on otseselt seotud:

  • kriitiliste teenuste prioriteetidega;

  • teenuse taastamise ajakriitilisusega;

  • ressursside jaotamise otsustega.

Kriisistaap juhib teenuseid, mitte ainult olukorda.

Kriisistaabi töökorraldus kriisi ajal

Kriisistaabi töökorraldus määrab, kas kriisi juhitakse või lastakse sellel organisatsiooni juhtida. Hästi toimiv kriisistaap ei tähenda rohkem koosolekuid, vaid õigeid otsuseid õigel ajal, minimaalse infoga ja suure surve all.

Kriisistaabi aktiveerimine – millal ja kuidas?

Üks levinumaid vigu on kriisistaabi liiga hiline kokkukutsumine.
Toimepidevas süsteemis ei aktiveerita kriisistaapi tunnetuse, vaid selgete käivitustingimuste alusel.

​

Aktiveerimise alused võivad olla näiteks:

  • kriitilise teenuse katkestus üle etteantud aja;

  • olukord, kus tavapärane juhtimisliin ei suuda enam otsustada;

  • mitu samaaegset häiret (nt elekter + side);

  • avalikkuse, meedia või riigiasutuste sekkumine.

​

Kriisistaabi aktiveerimine peab olema:

  • kiire (minutite, mitte tundide küsimus),

  • üheselt mõistetav,

  • tagasipööratav, kui olukord stabiliseerub.

Esimesed 0–24 tundi – kriisi kõige kriitilisem faas

Esimesed tunnid määravad sageli kogu kriisi kulgemise.
Selles faasis on kriisistaabi töö fookus mitte probleemide lahendamisel, vaid olukorra kontrolli alla võtmisel.

​

Kriisistaabi põhifunktsioonid algfaasis:

  • olukorra kiire kaardistamine (mis on juhtunud, mis EI ole teada);

  • teenuste hetkeseisu hindamine;

  • prioriteetide kehtestamine;

  • otsus, mida ei tehta (väga oluline);

  • ressursside esmane jaotus.

​

Kriisistaap peab vältima:

  • detailidesse uppumist;

  • tehnilist mikromanageerimist;

  • paralleelsete otsustusliinide tekkimist.

Otsustusprotsess kriisi ajal

Kriisi ajal ei ole võimalik teha „parimaid“ otsuseid – võimalik on teha piisavalt häid otsuseid piisavalt kiiresti.

​

Toimepidev kriisistaap kasutab:

  • otsustusraame, mitte vabas vormis arutelusid;

  • ajapiirangutega otsuseid;

  • dokumenteeritud otsustuspunkte.

​

Iga otsus peab vastama kolmele küsimusele:

  1. Millist teenust see otsus kaitseb?

  2. Millist riski me teadlikult aktsepteerime?

  3. Millal me otsuse uuesti üle vaatame?

Infovoog ja olukorrateadlikkus

Halb info on kriisis ohtlikum kui info puudumine.
Seetõttu peab kriisistaabi töökorraldus määrama:

  • milline info on kriitiline;

  • kust see tuleb;

  • kui tihti seda uuendatakse;

  • kes seda valideerib.

​

Toimepidev kriisistaap:

  • töötab ühe ametliku olukorrapildi alusel;

  • väldib „kuulujuttude juhtimist“;

  • eristab operatiivinfo ja strateegilise info.

Suhtlus ja teavitamine kriisi ajal

Kriisistaabi töö ei lõpe otsusega – otsus on väärtuslik ainult siis, kui see:

  • jõuab õigete inimesteni;

  • on üheselt mõistetav;

  • on ajakohane.

​

Töökorraldus peab määrama:

  • sisekommunikatsiooni (juhtkond, töötajad);

  • väliskommunikatsiooni (elanikud, kliendid, partnerid);

  • ametliku suhtluse (KOV, riik, järelevalve).

​

Oluline põhimõte: parem ebamugav tõde kui ebarealistlik rahustamine.

Kriisistaabi ja tavajuhtimise eristamine

Üks suuremaid riske on see, et kriisistaap hakkab:

  • juhtima igapäevast tööd;

  • asendama liinijuhte;

  • tegelema detailsete operatiivküsimustega.

​

Toimepidev töökorraldus säilitab:

  • selge piiri kriisijuhtimise ja tavajuhtimise vahel;

  • igapäevase töö jätkumise nii palju kui võimalik;

  • kriisistaabi fookuse otsustel ja prioriteetidel.

Pikaajalise kriisi juhtimine

Kui kriis kestab päevi või nädalaid, muutuvad riskid:

  • väsimus;

  • otsustusvõime langus;

  • konfliktid;

  • info kvaliteedi halvenemine.

​

Seetõttu peab töökorraldus sisaldama:

  • vahetustega töökorraldust;

  • regulaarseid pause ja vahekokkuvõtteid;

  • otsuste süstemaatilist ülevaatamist;

  • psühholoogilise koormuse arvestamist.

Kriisistaabi lõpetamine ja üleminek taastumisele

Kriis ei lõpe hetkega.
Kriisistaabi töökorraldus peab määrama:

  • millal kriisirežiim lõpeb;

  • kuidas vastutus antakse tagasi tavajuhtimisele;

  • kuidas kogemused talletatakse.

​

See on kriitiline samm, et:

  • vältida „pidevat kriisirežiimi“;

  • tugevdada tulevast valmisolekut;

  • taastada normaalne töötempo.

Standardid ja õiguslik raamistik

Toimepidevuse ülesehitus tugineb:

  • ISO 22301 – toimepidevuse juhtimissüsteem,

  • ISO 22317 – teenusepõhine mõjuanalüüs (BIA),

  • ISO 22320 – kriisijuhtimine ja staabitöö,

  • Eesti hädaolukorra seadusele ja püsiva kriisiülesandega asutuste rollidele;

  • riiklikele juhendmaterjalidele ja heale praktikale.

Miks valida meid

Fookus elutähtsatel teenustel

Praktilised ja rakendatavad lahendused

Testitud süsteemid, mitte paberplaanid

Kooskõla õigusaktide ja standarditega

Me ei müü dokumente.
Me aitame tagada, et olulised teenused ei katke siis, kui neid kõige rohkem vajatakse.

bottom of page